La segretaria virtuale per studi dentistici che pensa ai richiami
Risponde mentre sei alla poltrona: fissa prime visite e sedute di igiene, richiama i pazienti per il controllo periodico e passa subito le urgenze allo studio.
Studio Dentistico Bellini
Assistente AI · con Marco Esposito
Assistente AI Buongiorno, sono l'assistente virtuale dello Studio Dentistico Bellini. La chiamo per la pulizia periodica.
Ah, è vero, me ne ero dimenticato. Avete posto la prossima settimana, dopo le 17?
Assistente AI Ho mercoledì alle 17:30 con la dottoressa Neri, la nostra igienista. Glielo fisso?
Sì, mercoledì alle 17:30 va bene.
Conferma su WhatsApp
Studio Dentistico Bellini
Account aziendale
Gentile Marco, la aspettiamo mercoledì alle 17:30 per l'igiene con la dott.ssa Neri. Per spostarla basta rispondere a questo messaggio.
15:42
Dove si perdono i pazienti di uno studio dentistico
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Mani occupate alla poltrona
L'assistente alla poltrona non può togliersi i guanti a ogni squillo. La chiamata finisce in segreteria e chi cercava un nuovo dentista prova lo studio successivo su Google.
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Richiami che slittano
Controllo periodico e seduta di igiene vanno ricordati a ogni paziente. Farlo a mano significa liste su Excel e telefonate rimandate a quando c'è un momento libero.
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Preventivi rimasti nel cassetto
Dopo la prima visita il paziente porta a casa il preventivo per pensarci. Se nessuno lo ricontatta, la terapia non parte e il piano di cura resta sulla carta.
Cosa gestisce per il tuo studio dentistico
Si occupa delle telefonate ripetitive così il team resta concentrato sui pazienti in sala, seguendo le tue regole su prestazioni, giorni dell'igienista e urgenze.
Prime visite e sedute di igiene
Distingue una prima visita da un'igiene o da un controllo e fissa l'appuntamento nell'agenda dello studio, sincronizzata con Google Calendar.
Campagne di richiamo
Carichi l'elenco dei pazienti da richiamare e l'agente li chiama nei giorni e negli orari che scegli, con nuovi tentativi se non rispondono.
Urgenze direttamente allo studio
Dente rotto, gonfiore, dolore forte: l'agente riconosce la richiesta urgente e trasferisce la chiamata al numero della segreteria, senza far aspettare il paziente.
Prestazioni e preventivi
Risponde su implantologia, allineatori trasparenti, sbiancamento e modalità di pagamento leggendo i tuoi documenti. Per un preventivo fissa la prima visita.
Conferme e promemoria WhatsApp
Conferma automatica alla prenotazione, promemoria prima della seduta e avviso se l'appuntamento viene disdetto. Le risposte dei pazienti arrivano nella inbox condivisa.
Disdette anche alle dieci di sera
Chi deve disdire la seduta di domani lo dice all'assistente quando ci pensa. La mattina trovi la disdetta nel riepilogo e puoi offrire lo slot a un altro paziente.
Il preventivo non resta nel cassetto
Quando il gestionale segnala via webhook un preventivo consegnato, qualche giorno dopo parte un messaggio WhatsApp per chiarire i dubbi del paziente.
- 1
Descrivi lo studio
Prestazioni, professionisti, orari e regole per le urgenze. Parti dal modello Receptionist e l'assistente AI ti aiuta a completarlo.
- 2
Prepara la lista dei richiami
Importa i pazienti da richiamare con il relativo consenso, scegli giorni, fasce orarie e tentativi. La campagna parte quando decidi tu.
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Controlla gli esiti
Ogni chiamata ha trascrizione, riepilogo ed esito. Vedi chi ha prenotato, chi non ha risposto e chi è meglio far richiamare da una persona.
Studi dentistici
Trigger
Preventivo consegnato
Segnalato dal gestionale tramite webhook
Passo 1
Attendi 5 giorni
Il tempo per valutare con calma
Passo 2
Messaggio al paziente
Template: dubbi sul piano di cura?
Passo 3
Promemoria alla segreteria
Email: ricontattalo a voce se serve
Si collega a
- Google Calendar
- WhatsApp Business
- Twilio
- Webhook
- REST API
- Google Sheets
Domande frequenti
Una segretaria virtuale può gestire i richiami dei pazienti?
Sì, in due modi. Puoi lanciare una campagna di chiamate in uscita: l'agente telefona ai pazienti nei giorni e negli orari consentiti, ritenta se non rispondono e fissa il controllo. Oppure puoi inviare un template WhatsApp approvato ai pazienti che hanno dato il consenso.
Cosa succede se un paziente chiama per un'urgenza dentale?
Decidi tu cosa conta come urgenza, per esempio dolore forte, gonfiore o un dente rotto. In quei casi l'agente non prova a gestire la situazione: trasferisce la chiamata al numero dello studio che hai indicato. Fuori orario dà le indicazioni che hai previsto, come il numero di reperibilità.
Si integra con il gestionale odontoiatrico?
Non ci sono integrazioni dirette con i software per studi dentistici. L'agente prenota nel calendario di Replicer, sincronizzato in entrambe le direzioni con Google Calendar. Se il gestionale espone delle API, si collega tramite webhook o la REST API di Replicer.
L'agente può dire al telefono quanto costa una prestazione?
Può leggere il listino o le fasce di prezzo che decidi di inserire nella base di conoscenza. Se preferisci non dare cifre al telefono, l'agente spiega che il preventivo si fa dopo la prima visita e propone di fissarla.
I richiami telefonici ai pazienti rispettano la privacy?
Per i richiami serve una base giuridica valida, da verificare con il tuo consulente privacy. Replicer ti aiuta a rispettarla: ogni contatto registra il consenso, i messaggi WhatsApp gestiscono la disiscrizione e le chiamate partono solo nei giorni e negli orari che imposti.
Lascia i richiami all'assistente virtuale
Configuriamo insieme l'agente sulle prestazioni del tuo studio e lo proviamo sulle telefonate di tutti i giorni.
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