La segretaria virtuale per studi professionali che filtra le chiamate
Risponde ai clienti mentre sei in riunione o in udienza: fissa appuntamenti, raccoglie le richieste e ti passa solo le chiamate che richiedono davvero te.
Studio Associato Marchetti
Assistente AI · con Elena Rossetti
Assistente AI Studio Associato Marchetti, sono l'assistente virtuale. Come posso aiutarla?
Devo portarvi i documenti per il 730 e non so cosa serve. Posso fissare un appuntamento?
Assistente AI Certo. Ho giovedì alle 15 con la dottoressa Marchetti. Le mando per email l'elenco dei documenti.
Giovedì alle 15 va bene, grazie.
Email dal tuo dominio
Studio Associato Marchetti
15:42Riepilogo della tua chiamata con Studio Associato Marchetti
Gentile Elena, confermiamo l'appuntamento di giovedì alle 15. Per il 730 porti Certificazione Unica, spese mediche e interessi del mutuo.
Ogni telefonata interrompe un lavoro di concentrazione
- 01
Interruzioni continue
Stai controllando un bilancio o scrivendo un atto e il telefono squilla per chiedere se lo studio è aperto ad agosto. Riprendere il filo costa tempo.
- 02
Picchi sotto scadenza
A ridosso di F24, dichiarazioni dei redditi e IMU le chiamate si moltiplicano. Sono quasi tutte domande simili, ma qualcuno deve rispondere a ognuna.
- 03
Clienti che non trovano nessuno
In udienza, a un rogito, in visita da un cliente: quando il professionista è fuori la chiamata finisce in segreteria e il cliente si sente trascurato.
Cosa fa per il tuo studio
Gestisce le chiamate di routine con le regole che decidi tu e ti lascia le conversazioni che richiedono un professionista.
Filtro delle chiamate
Distingue clienti, nuovi contatti, fornitori e proposte commerciali. Le chiamate importanti passano al numero che indichi, le altre diventano un messaggio con riepilogo.
Appuntamenti e consulenze
Fissa incontri in studio o in videochiamata nel calendario sincronizzato con Google Calendar, rispettando le fasce orarie che hai stabilito.
Documenti e scadenze
Spiega quali documenti servono per il 730, una successione o un rogito e ricorda le scadenze che hai inserito nella base di conoscenza.
Riservatezza su ogni pratica
L'agente non dà pareri e non discute pratiche al telefono. Puoi disattivare la registrazione e limitare i dati raccolti a nome, motivo e recapito.
Email dal dominio dello studio
Conferme e promemoria partono dal tuo indirizzo, e le risposte dei clienti tornano nella inbox condivisa di Replicer, assegnabili ai collaboratori.
Richiamate programmate
Se il professionista non è disponibile, l'agente fissa una richiamata nell'orario più comodo per il cliente, invece di lasciarlo in sospeso.
Ogni messaggio arriva al collaboratore giusto
Dopo la chiamata l'AI classifica la richiesta e manda il riepilogo a chi segue quell'area: fiscale, paghe o legale. Il cliente riceve conferma via email.
- 1
Definisci le regole di filtro
Chi passa subito, chi lascia un messaggio, cosa non si dice mai al telefono. Parti dal modello Segretaria personale e adattalo.
- 2
Inserisci servizi e scadenze
Servizi offerti, documenti richiesti, calendario fiscale o orari di ricevimento: carica testi o PDF nella base di conoscenza.
- 3
Collega il numero dello studio
Mantieni il tuo numero collegando il centralino via SIP, oppure attiva la deviazione verso un nuovo numero acquistato nell'app.
Studi professionali
Trigger
Chiamata conclusa
Segretaria dello studio, in entrata
Passo 1
Classifica la richiesta
Fiscale, paghe, legale o amministrativa
Passo 2
Riguarda le paghe?
Le altre aree seguono un altro ramo
Passo 3
Avvisa l'ufficio paghe
Email con riepilogo e recapito del cliente
Passo 4
Conferma al cliente
Dal dominio dello studio: presa in carico
Si collega a
- Google Calendar
- SMTP
- SIP trunk
- Gmail
- Google Meet
- Outlook Su richiesta
Domande frequenti
Una segretaria virtuale è adatta a uno studio legale o notarile?
Sì, se la configuri per quello che deve fare: accogliere, fissare appuntamenti, spiegare i documenti da portare e filtrare. L'agente non dà pareri legali e non entra nel merito delle pratiche. Tutto ciò che richiede un professionista viene trasferito o diventa un messaggio.
Come viene tutelato il segreto professionale?
Decidi tu cosa l'agente può chiedere e dire, per esempio solo nome, recapito e motivo generico della chiamata. Puoi disattivare la registrazione delle chiamate. Hetyna è un'azienda italiana certificata ISO 27001 e tratta i dati nel rispetto del GDPR.
Può gestire più professionisti nello stesso studio?
Puoi creare un agente con le regole dell'intero studio e far trasferire le chiamate a un numero fisso, per esempio la segreteria interna. Per smistare le richieste tra i collaboratori usi le automazioni: la chiamata viene classificata e il riepilogo arriva via email alla persona giusta.
Posso tenere il numero di telefono dello studio?
Sì. Puoi collegare il centralino che usi già tramite SIP trunk, oppure deviare le chiamate verso un numero nuovo acquistato in Replicer. I clienti continuano a chiamare il numero di sempre.
Quanto costa una segretaria virtuale per uno studio professionale?
Dipende dal volume di chiamate e dai canali attivi. Replicer funziona con piani a crediti, che consumi quando l'agente lavora. Tutti i dettagli sono nella pagina prezzi, e se hai più sedi prepariamo una proposta su misura.
Meno interruzioni, più tempo per le pratiche
Raccontaci come lavora il tuo studio. Ti aiutiamo a impostare filtro, agenda e risposte secondo le tue regole.
Supporto in italiano · Configurazione guidata