Promemoria appuntamenti WhatsApp per avere meno sedie vuote
Ogni appuntamento in agenda riceve un promemoria WhatsApp automatico, con l'anticipo che scegli tu. Per le giornate più delicate, un agente AI chiama la lista e chiede conferma uno per uno.
Studio Dentistico Riva
Assistente AI · con Andrea Colombo
Assistente AI Buongiorno, sono l'assistente virtuale dello Studio Dentistico Riva. Le confermo l'igiene di domani alle 10?
Ah, domani ho un imprevisto al lavoro. Si può spostare?
Assistente AI Certo. Ho libero venerdì alle 11:30 oppure lunedì alle 9. Quale preferisce?
Venerdì alle 11:30, grazie.
Conferma su WhatsApp
Studio Dentistico Riva
Account aziendale
Studio Dentistico Riva: il suo appuntamento per l'igiene è ora venerdì alle 11:30. Le invieremo un promemoria il giorno prima.
15:42
Un appuntamento saltato costa più di quanto sembra
- 01
L'ora resta scoperta
Chi non si presenta raramente avvisa in tempo. Lo slot è perso e nessuno in lista d'attesa ha potuto prenderlo.
- 02
Le telefonate di conferma non bastano mai
Chiamare uno per uno i pazienti del giorno dopo occupa la segreteria per buona parte del pomeriggio, e spesso il telefono squilla a vuoto.
- 03
Messaggi dal cellulare personale
Scrivere dal numero del titolare o della segretaria confonde chi riceve e disperde le risposte su telefoni privati, dove nessun altro le vede.
Promemoria, conferme e disdette senza alzare il telefono
Le notifiche WhatsApp partono dagli appuntamenti nel calendario di Replicer. Le chiamate di conferma, quando servono, le fa un agente AI su una lista che carichi tu.
Promemoria con l'anticipo giusto
Imposti quanti minuti prima dell'appuntamento inviare il promemoria. Il messaggio parte da solo, con data, ora e i dettagli previsti nel template.
WhatsApp Business ufficiale
I messaggi partono tramite la piattaforma ufficiale di Meta con il nome della tua attività come mittente. I template si approvano una volta e valgono per tutti.
Conferma alla prenotazione
Chi prenota riceve subito un messaggio di conferma. Se l'appuntamento viene cancellato, parte in automatico anche l'avviso di annullamento.
Chiamate AI di conferma
Per interventi lunghi o richiami importanti avvii una campagna sulla lista del giorno dopo: l'agente chiama, chiede conferma e registra l'esito.
Spostamenti durante la chiamata
Se il paziente non può venire, l'agente verifica le disponibilità e fissa subito un nuovo orario, così l'appuntamento non salta del tutto.
Risposte nella casella condivisa
Chi risponde al promemoria scrive nella inbox condivisa di Replicer: la segreteria vede la conversazione, la prende in carico e risponde dallo stesso numero.
Quando il paziente risponde al promemoria
Chi scrive «non riesco a venire» riceve subito una risposta: l'AI capisce l'intenzione, avvisa la segreteria e spiega come fissare un nuovo orario.
- 1
Collega WhatsApp Business
Colleghi il numero WhatsApp della tua attività tramite Meta e prepari i template di promemoria, conferma e disdetta da sottoporre ad approvazione.
- 2
Scegli l'anticipo
Decidi con quanto anticipo inviare il promemoria, per esempio il giorno prima, in base a come si organizzano i tuoi pazienti e i tuoi clienti.
- 3
Aggiungi le chiamate di conferma
Per le giornate più piene carichi l'elenco degli appuntamenti e lanci una campagna: l'agente chiama solo nei giorni e negli orari che imposti.
Promemoria appuntamenti
Trigger
WhatsApp ricevuto
Qualsiasi messaggio in arrivo
Passo 1
Capisci l'intenzione
Conferma, disdetta o richiesta di spostamento
Passo 2
È una disdetta?
Prosegue solo se il paziente non viene
Passo 3
Avvisa la segreteria
Email per liberare lo slot in agenda
Passo 4
Rispondi al paziente
Testo libero: ci chiami per un nuovo orario
Domande frequenti
Come inviare promemoria appuntamenti su WhatsApp in automatico?
Con Replicer i promemoria partono dagli appuntamenti registrati nel calendario integrato, compresi quelli fissati al telefono dall'agente. Imposti l'anticipo in minuti e prepari il template: da lì ogni appuntamento riceve il suo messaggio senza interventi manuali.
Posso inviare i promemoria anche via SMS o email?
I promemoria automatici legati all'agenda partono su WhatsApp. SMS ed email si usano per altri messaggi, durante le chiamate o nelle automazioni, ma non come promemoria automatico dell'appuntamento. Per chi non usa WhatsApp puoi affiancare una campagna di chiamate di conferma.
Serve il consenso del cliente per scrivergli su WhatsApp?
Sì, WhatsApp richiede che il destinatario abbia accettato di ricevere messaggi dalla tua attività, di solito al momento della prenotazione. Replicer registra i consensi nei contatti e gestisce l'opt-out: chi chiede di non ricevere più messaggi viene escluso.
Le chiamate di conferma lasciano un messaggio in segreteria?
No. Se risponde una segreteria telefonica l'agente la riconosce e chiude senza lasciare messaggi. La campagna riprova più tardi secondo i tentativi che hai impostato e, se l'appuntamento è nel calendario di Replicer, il promemoria WhatsApp parte comunque.
I dati dei pazienti sono trattati in modo sicuro?
Replicer è sviluppato da Hetyna, azienda italiana certificata ISO 27001 e ISO 9001. I dati sono trattati secondo il GDPR, la registrazione delle chiamate si può disattivare e l'accesso del personale si protegge con ruoli e login a due fattori.
Meno buchi in agenda, meno telefonate da fare
Scopri come impostare promemoria WhatsApp e chiamate di conferma sugli appuntamenti della tua attività.
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